Od 7 kwietnia 2023 r. pracodawcy mają obowiązek zwracać pracownikom koszty ponoszone przez nich w związku z pracą zdalną. Czy wiesz o jakie koszty chodzi?
Zgodnie z nowym art. 67(24) par. 1 pkt 2 Kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek pokryć:
1) koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej oraz
2) koszty poniesione w związku z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.
Dodatkowo, jeżeli pracownik wykorzystuje do pracy zdalnej własny sprzęt (np. komputer), pracodawca ma obowiązek wypłacić pracownikowi ekwiwalent pieniężny z tytułu wykorzystania do pracy swoich prywatnych urządzeń (art. 67(23) par. 2 i 3 Kodeksu pracy).
Obowiązek pokrycia kosztów oraz wypłaty ekwiwalentu, może być zastąpiony prostszym rozwiązaniem – wypłatą ryczałtu. Jego wysokość musi jednak odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Zgodnie bowiem z art. 67(23) par. 5 Kodeku pracy przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.
Pokrycie kosztów i ekwiwalent nie są przychodem pracownika, nie trzeba więc odprowadzać od niech zaliczek na podatek. Przepisy nie rozstrzygają tego w sposób bezpośredni, ale wydaje się, że ww. świadczenia nie stanowią też podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.
Z uwagi na powyższe, już teraz należy przestrzec pracodawców przed pokusą traktowania ekwiwalentu za pracę zdalną, czy zwrotu kosztów pracy zdalnej jako nieopodatkowanej i nieoskładkowanej formy wypłaty części wynagrodzenia. Z naszego doświadczenia z wcześniejszymi zmianami przepisów wynika, że tego typu sytuacje są bardzo trudne do obrony w razie kontroli oraz przed sądem administracyjnym (podatek) oraz sądem pracy i ubezpieczeń społecznych (składki na ubezpieczenia). Tymczasem odsetki ustawowe aktualnie są na bardzo wysokim poziomie…
Czy wiesz, że jeśli masz pracownika, który wykonuje pracę zdalną, masz też obowiązek dokonać ponownej oceny jego ryzyka zawodowego oraz poinformować go o ryzyku zawodowym związanym z wykonywaniem pracy zdalnej?
Zobacz więcej na:
