Wybuch pandemii COVID-19 wymusił wiele zmian, w tym konieczność ograniczania kontaktów. Przepisy prawa, w tym Kodeksu pracy (ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r., tekst jedn. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320 ze zm., dalej: Kodeks pracy) nie miały szansy nadążyć za potrzebami, które wymusiła pandemia. Co więcej, po pewnym czasie nastąpił pewien istotny zwrot w ocenie sytuacji. Na globalną skalę okazało się, że praca zdalna, której na początku wszyscy musieli się nauczyć, ma bardzo dużo zalet.
Kodeks pracy zawiera przepisy regulujące tzw. „telepracę” (art. 675-6717 Kodeksu pracy), jednakże te unormowania są przeregulowane i wzbudzają bardzo dużo problemów praktycznych. Pracodawcy najczęściej więc „dogadywali się” z pracownikami na pracę zdalną (nieunormowaną), ale taka sytuacja implikowała i implikuje szereg ryzyk dla obu stron. Co z BHP? Co zrobić, jeśli dojdzie do wypadku przy pracy? Jak ewidencjonować czas pracy pracownika? Jak kontrolować pracownika? I wiele, wiele innych…
Praca zdalna do Kodeksu pracy
W tarczy antykryzysowej (ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, tekst jedn. Dz.U. z 2020 r., poz. 1842 ze zm.) jest 10 najważniejszych przepisów normujących pracę zdalną (art. 3 ust. 1-8 oraz art. 4h i 4ha ww. ustawy). Na ich podstawie pracodawcy mogą kierować pracowników do pracy zdalnej bez ich zgody w okresie obowiązywania stanu epidemicznego lub stanu epidemii oraz do trzech miesięcy po ich odwołaniu.
Do unormowania pracy zdalnej na stałe, potrzeba nowelizacji Kodeksu pracy, a ona zbliża się wielkimi krokami. Zgodnie z zapowiedziami wiceminister rozwoju Iwony Michałek dla PAP, ostateczny projekt zostanie uzgodniony społecznie w I kwartale 2021 r. Jego zapisy mają być bardziej ogólne, by pozostawić pole do indywidualnych uzgodnień między pracodawcami i pracownikami. Czy na pewno? Bardzo prawdopodobne jest natomiast, że nowe uregulowania dotyczące pracy zdalnej wejdą w życie jeszcze w tym roku.
Praca zdalna w projekcie – Telepraca 2.0?
Zmiany, które zakłada obecny projekt, to m.in. wprowadzenie definicji pracy zdalnej. Zgodnie z projektem, praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo poza siedzibą pracodawcy lub poza innym stałym miejscem świadczenia pracy, określonym w umowie o pracę lub wskazanym przez pracodawcę, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
Niestety ww. definicja pracy zdalnej, jak i cały projekt do złudzenia przypomina przeregulowane i kazuistyczne unormowania dotyczące telepracy. Oznacza to szereg obowiązków formalnych dla pracodawców oraz trudności związane ze stosowaniem przepisów, podobne do tych, które aktualnie związane są z telepracą.
Regulamin pracy zdalnej
Zasady wykonywania pracy zdalnej mają być określane w porozumieniu między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, a jeżeli taka nie funkcjonuje, to pracodawca będzie określał je w regulaminie po konsultacji z pracownikami wybranymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy. Oznacza to obowiązek wydania kolejnego regulaminu dla wszystkich pracodawców, którzy choćby częściowo (tzw. praca hybrydowa), będą chcieli korzystać z pracy zdalnej po wejściu w życie przepisów.
Wolność pracy zdalnej
Zgodnie z projektem praca zdalna ma być wdrażana za zgodną wolą pracodawcy i pracownika, wyrażoną przy podjęciu zatrudnienia albo w jego trakcie. Co do zasady nie będzie możliwe wydanie polecenia służbowego pracy w formie zdalnej.
Jedynie w sytuacji wyjątkowej, pracodawca zachowa możliwość samodzielnej decyzji co do przekierowania pracownika do pracy zdalnej: w wypadku wprowadzania stanu epidemii, stanu nadzwyczajnego oraz sytuacji, gdy będzie to niezbędne dla zapewnienia pracownikowi bezpiecznych i higienicznych warunków pracy.
Miejsce pracy zdalnej
Projekt zakłada, że miejscem pracy zdalnej może być nie tylko miejsce zamieszkania pracownika, ale też inne miejsce wskazane przez pracownika. W przypadku pracy zdalnej wykonywanej w domu, pracodawca będzie ograniczony w zakresie kontroli pracownika, jego prawem do prywatności. Ograniczenia są bardzo podobne, do funkcjonujących dzisiaj na gruncie przepisów o telepracy.
Nowe obowiązki przy pracy zdalnej
Planowane są nowe obowiązki pracodawcy. Oprócz wprowadzenia regulaminu, pracodawca będzie obowiązany do dostarczenia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi do tego niezbędnych, pokrycia kosztów związanych z ich instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją oraz do zapewnienia pracownikowi pomocy technicznej i niezbędnego szkolenia w zakresie obsługi tych narzędzi.
Zgodnie z projektem pracownik będzie mógł wykorzystywać własny sprzęt, ale w takim przypadku należny będzie mu ekwiwalent.
BHP
W projekcie przyjęto założenie, że podobnie jak przy telepracy, przy pracy zdalnej, pracodawca będzie realizował obowiązki z zakresu BHP i będzie za BHP pracownika odpowiedzialny z kilkoma wyłączeniami:
1) obowiązku dbałości o bezpieczny i higieniczny stan pomieszczeń pracy, określonego w art. 212 pkt 4 Kodeksu pracy,
2) obowiązków określonych w rozdziale III działu X Kodeksu pracy – Obiekty budowlane i pomieszczenia pracy,
3) obowiązku zapewnienia odpowiednich urządzeń higieniczno-sanitarnych, określonego w art. 233 Kodeksu pracy.
Jak interpretować wyłączenia? Dokąd sięgać będzie odpowiedzialność pracodawcy za BHP w miejscu pracy? Wątpliwości podobne, do tych przy telepracy, najprawdopodobniej będą się mnożyć przy wprowadzeniu tego typu regulacji na szeroką skalę.
Kontrola pracownika
Projekt zakłada możliwość kontroli pracownika pracującego w trybie zdalnym przez pracodawcę. Kontroli podlegać będzie nie tylko sposób wykonywania pracy, ale i przestrzeganie zasad BHP. Kontrole przeprowadzane w domu pracownika będą mogły odbywać się tylko w godzinach pracy pracownika i za uprzednią zgodą pracownika wykonującego pracę zdalną wyrażoną w postaci papierowej lub elektronicznej lub w inny sposób uzgodniony z pracodawcą.
Podsumowanie
Projekt bazuje na obecnych przepisach o telepracy. Założenia te będą podlegały dalszym konsultacjom. Niewykluczone, że ostateczne zmiany nie będą istotnie różniły się od obecnego projektu. Może to oznaczać daleko idącą formalizację pracy zdalnej, a także szereg kłopotów wdrożeniowych, interpretacyjnych. Nowe obszary ryzyka prawnego dla pracodawców. Na dzień dzisiejszy niemal pewne jest tylko to, że te zmiany przyjdą.
Nasza kancelaria wnikliwie przygląda się procesowi legislacyjnemu i już teraz przygotowuje się do wdrażania nowych przepisów.
Jeżeli jesteś wstępnie zainteresowany efektywnym i bezpiecznym od strony prawnej unormowaniem pracy zdalnej w swojej firmie – zadzwoń do nas i bądźmy w kontakcie!
Autorzy
dr Maciej Łaga, radca prawny
Krzysztof Wojewoda, asystent radcy prawnego
Kancelaria Radcy Prawnego Dr Maciej Łaga
